진해중고1519합동칠순잔치 추진실무요령

* 진해중고1519 칠순잔치 추진 실무요령.

 

1, 실무회의 ; 행사 완료시 까지, 천시봉 모임에서 회의토록 한다.

 

2, 추진조직 ; 서울경기지역 천시봉 회원들은 전원 추진 팀에 소속하며,

본인이 희망하는 팀에 속 하도록 하고, 별도 의사 없을 시

홍보관리팀에 속하여 담당토록 한다.

 

3, 조직실무 ;

1) 기획총괄팀/ 추진기획업무와 각 팀의 활동내용과 결과를

집계하여 분석하고 행사관련일체 업무를 종합 관리,

준비 운영토록 한다.

 

2) 홍보관리팀/ 진헤중고1519동문들의 분포되어 있는 전국동문의 주소를

파악하여 취지 안내문을 발송하고 행사 참석여부를 확인 조사한다.

 

3) 재정 회계팀/ 본 행사에 참여하는 동문들의 참가비 접수와 추진행사

비용을 집행, 관리토록 한다. 또한 행사를 위한 동문들의 금전 및 물자 찬조 성의를, 접수하고 관리 운영한다.

 

4, 실무진행요령 ;

1) 1단계 / 전국적으로 지역별로 분류하여, 우선 파악된 지역의 주소록을

입수하여, 확인된 동문들에게 안내문을 발송토록 한다.

 

2) 2단계 / 1단계에서 파악되지 못한 동문들을 기 발행된 동문명부나 수첩 등에서 확인하여 추가로 주소 등록하여 안내문 발송토록 한다.

 

3) 3단계 / 2단계에서 미처 파악 확인되지 않은 동문들을 지속적으로

발굴하여, 주소등록하고 안내문 발송토록 한다.

 

4) 확인단계 / 각 단계별로 안내문 발송 후, 일정기간(1개월 내) 지난 후,

유무선으로, 본 내용의 취지를 재 안내하고 참가 여부를 확인 작업한다.

5) 접수단계 / 행사 D-day 360일 도달하여, 호텔예약 및 공연예약 완료후

참가비 및 객실요금 등이 비용 산출 확정되면, 참가의사 확인 된

동문들에게 참가인원 확인 및 참가비, 객실료 등을 접수토록 한다.

 

6) 행사장 준비단계 / 참가동문 명찰, 방명록 비치, 물자 접수시 배부,

사진찰영 요원배치, 노래접수지 준비, 현수막(호텔주문), 기 타.

 

7) 호텔객실 이용 확인 /

- 객실은 스텐다드 룸 이용을 원칙으로 하고, 객실은, 침대와 온돌로 구분 주문 받도록 한다.

단, 슈퍼리얼 룸을 원할 경우 추가부담하고 이용토록 한다.

 

- 호텔 객실은 3시부터 입장 가능하고, 카운터에 예약된 이름으로

룸을 배정 받고, 키는 개인별로 관리토록 한다.

 

- 연회장에는 6시 입장하여, 뷔페 식사를 실시하고,

칠순잔치는 7시에 개최토록 한다.

 

- 퇴실은, 다음날 11시까지이며,

룸 비용 외는 카운터에 키 반납 시 정산한다.

 

5, 기타 사항 –수시 또는 모임 시 의견 제안하고, 회의 하여 진행토록 한다.,

 

 

 

진해중고1519 합동칠순대잔치 추진위원회